1/1

Gribskov: Tidsbestilling på vej i Borgerservice

5. februar 2019

Gribskov Kommune skal i 2019-22 finde besparelse på 18 millioner kroner ved ny organisering' af administrationen. Et af midlerne bliver obligatorisk tidsbestilling i borgerservice. Det vurderes, at der kan ydes en bedre og mere effektiv borgerservice, samtidig med der anvendes færre ressourcer. Det er hensigten, at tidsbestillingen indføres senest fra 1. september.

 

Gribskov Byråd godkendte tirsdag aften, at processen sættes i gang. Der kan spares 600.000 kroner årligt ved omlægningen.

I dag kan alle rette personlig henvendelse i borgerservices åbningstid, og det indebærer, at medarbejdere ikke kan være forberedte på hvilke henvendelser, der kommer og dermed har de ikke mulighed for at forberede sig på og levere den optimale service. Endvidere er der en lang række selvbetjeningsløsninger til rådighed på blandt andet borger.dk, der kan anvendes i større omfang end i dag, som vil give en bedre oplevelse for en lang række borgere.

 

Gode erfaringer fra andre kommuner

Flere og flere kommuner indfører obligatorisk tidsbestilling og har gode erfaringer med dette. Et eksempel på dette er Fredensborg Kommune der indførte obligatorisk tidsbestilling 1. februar 2018.

 

Erfaringen fra de kommuner der har indført obligatorisk tidsbestilling er positive. Tidsbestillingen sikrer, at borgerne ikke møder unødigt op i borgerservice, skal vente i kø ind til det bliver deres tur og risikere uforrettet sag grundet den relevante sagsbehandler ikke er til stede. Obligatorisk tidsbestilling giver kommunen en øget mulighed for at levere god og professionel service til den enkelte borger, gennem en bedre mulighed for at forberede sig på det som borgeren har behov for hjælp til.

 

Samtidig giver det en øget fleksibilitet og det vil blandt andet være muligt at sikre, at de relevante medarbejdere er tilstede for at hjælpe den enkelte borger.

 

Fast åbningstid

Gribskov Kommunes erfaringer med egen nuværende model med faste åbningstider er, at trods åbningstiden skal mange borgere alligevel have en tid. Eksempelvis når sagerne har en vis kompleksitet, der mangler dokumentation, den ønskede medarbejder ikke er tilstede og andet. Endvidere er der ventetid for borgerne i borgerservice, når de venter på at det bliver deres tur.

 

Gribskov Kommune har for nyligt indført mulighed for tidsbestilling til pas og kørekort. Omend det er baseret på en kort periode, så er muligheden blevet taget godt i mod at borgerne. Selve tidsbestillingen foregår uproblematisk og flere borgere har udtrykt tilfredshed med, at de nu kan undgå kø og komme direkte til ekspedition på det bookede tidspunkt.

Øget brug af selvbetjening

Mange af de personlige henvendelser til borgerservice kan i dag klares via selvbetjeningsløsninger eksempelvis på borger.dk. Ved tidsbestilling kender administrationen til henvendelsen og kan på den baggrund kontakte borgeren og guide dem igennem online, således borgeren undgår at møde op fysisk, hvis de ønsker dette.

 

Selvbetjeningsløsningerne giver også borgerne højere grad af fleksibilitet, da de kan anvende disse løsninger, når det passer den enkelte borger. Den enkelte borger skal således ikke længere tilpasse sig kommunens åbningstider.

Sagsbehandlingstiden kan nedbringes på alle typer henvendelser, herunder særligt også pas og kørekort .Ved tidsbestilling sikres det, at borgeren guides igennem, har den rigtige dokumentation med (eksempelvis det gamle pas) og medarbejderen kan forberede sig på henvendelsen. Dette giver kortere ekspeditionstid ved hver henvendelse.

Færre personelressourcer

Tidsbestillingen vil give færre henvendelser til borgerservice, dermed anvendes færre personale-ressourcer og samtidig er selvbetjeningsløsningerne bedre og billigere for kommunen end både personligt fremmøde og telefonmøder.

© 2016 www.gribskovonline.info · Redaktion: Sv. Erik Jacobsen, Ansvarhavende · Telefon 51 92 28 30 · Mail: gribskovonline@yahoo.com